Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique est une révolution par rapport à la facture papier traditionnelle et consiste en la transmission de factures ou autres pièces justificatives entre l’expéditeur et le destinataire par des moyens de communication électroniques.

La facture électronique a permis la dématérialisation du processus de facturation et facilite l’archivage.

Que doit-il y avoir sur ma facture ?

L’envoi des factures est soumis à un certain nombre d’exigences qui doivent garantir la validité de la facture pour l’administration fiscale et douanière. Une facture doit satisfaire à un certain nombre d’exigences légales et de mentions obligatoires:

  • Le nom complet de votre entreprise et celui de votre client
  • L’adresse complète des deux parties
  • Votre numéro de TVA
  • La date d’émission de la facture
  • Un numéro de facture consécutif
  • La nature et la quantité des biens et/ou services qui y sont fournis
  • La date de livraison
  • Le montant facturé, hors TVA
  • Le taux de TVA et le montant final de la TVA

La facture électronique

Une facture sous format électronique est un terme collectif pour la numérisation des factures et leur archivage numérique. La facturation numérique et a une structure fixe (format de traitement). Voici des exemples de ces structures fixes : XML et UBL. Ces structures garantissent que la facture peut être échangée automatiquement entre différents systèmes. De nombreuses factures sont envoyées et reçues par voie électronique comme l’e-mail.

La dématérialisation des factures au profit de la facturation électronique va plus loin et transforme une facture en un fichier numérique structuré qui est transmis via Internet. Comme les données d’une facture électronique sont structurées, une facture électronique peut être traitée électroniquement d’un programme automatisé à un autre. Par conséquent, le traitement manuel de la facture électronique n’est plus nécessaire.

La signature électronique a permis la légalisation du procédé.

Quelles sont les conditions requises pour une facture électronique ?

Une facture électronique doit répondre aux mêmes exigences légales qu’une facture ordinaire, et pour l’envoi et la réception correctes d’une facture électronique, il existe des accords concernant ce que vous devez indiquer sur celle-ci, la méthode d’envoi et la façon de l’adresser. Ces exigences sont importantes lors du traitement de la facture électronique.

L’un des avantages d’une facture électronique est qu’elle est plus rapide et plus facile. La facture électronique est beaucoup plus précise et les erreurs sont moins nombreuses. Une facture électronique est également moins chère, pas de frais d’impression et d’affranchissement, et respectueuse de l’environnement, car elle élimine l’utilisation du papier et permet de réduire les émissions de CO2.

Les factures électroniques sont émises via un programme de facturation est un outil pour maintenir votre facturation en ordre et pour la traiter. Le choix d’un programme de facturation est vaste. Le programme que vous choisissez finalement dépend des conditions que vous avez définies pour le programme. Les programmes de facturation actuels sont souvent intégrés dans un logiciel de comptabilité en ligne, un CRM ou un ERP. L’avantage est que vos factures sont traitées directement dans les comptes. De cette façon, non seulement votre facturation est automatisée, mais votre comptabilité totale est automatisée et vous avez un aperçu direct de votre situation financière.

Programme de facturation gratuit ou payant ?

Lorsque vous choisissez le programme de facturation, vous pouvez choisir parmi les programmes gratuits et les programmes pour lesquels vous devez payer. Les programmes payants ont l’avantage d’avoir plus de fonctionnalités et vous êtes souvent assuré d’une sauvegarde. Afin de faire un bon choix, il est donc sage de regarder d’abord de quelles fonctions vous avez besoin.

Dans le cas des programmes de facturation gratuits, les possibilités sont souvent plus limitées.

En général pour votre entreprise, vous préférerez une solution plus sûre et fiable en payant un abonnement mensuel. Les utilitaires gratuits étant utilisé par les starters ou les freelances.

Facturation avec un programme de facturation ?

Différents programmes sont disponibles pour la facturation électronique, ce qui garantit que la facturation prend peu de temps et qu’elle est immédiatement intégrée dans votre administration. S’il existe une facture pour la livraison de marchandises, le programme peut faire une facture papier en même temps que l’envoi de la facture électronique et vous pouvez la joindre directement à la livraison. Pour les nouveaux clients, vous pouvez également envoyer une facture et éventuellement la faire payer avant d’envoyer les marchandises. Ce n’est certainement pas inhabituel et vous donne l’assurance que vous recevrez effectivement de l’argent pour les marchandises. Habituellement, vous avez un (nouveau) client payer à l’avance une fois, avant de commencer la livraison des marchandises sur le compte. Vous envoyez ensuite une facture après avoir réellement livré les marchandises.

Caractéristiques de la facturation électronique

Ces factures électroniques comprennent les caractéristiques et les exigences des factures traditionnelles mais, étant électroniques, elles authentifient à la fois l’émetteur et leur contenu et confèrent la véracité.

Pour établir et envoyer une facture électronique, vous devez avoir une signature numérique.

Formats de facture électronique

Les formats de facturation électronique varient considérablement d’un pays à l’autre. Ces formats ou guides codés sont extraits de l’Échange de données informatisées.
Le format EDIFACT, créé par l’ONU, est utilisé lorsque la facture est envoyée d’ordinateur à ordinateur et que le destinataire a l’intention ou la possibilité de modifier les informations et de les traiter.

Par contre, lorsque le destinataire de la facture – un client, par exemple – veut seulement sauvegarder la facture sans modifier les données, le format le plus couramment utilisé est le format PDF.